مديريت دعاوی
مدیریت دعاوی عمری به درازای قراردادها دارد. شاید حتی در ساده‌ترین و پیش‌پا افتاده‌ترین قراردادها نیز امكان طرح دعوی و بروز ادعاهایی از سوی طرفین وجود داشته باشد. اگرچه به باور صاحب نظران، در هیچ قراردادی نمی‌توان احتمال بروز دعاوی را از سوی طرفین از میان برد، اما می‌توان با شناسایی به هنگام مخاطرات و ریسك‌های قرارداد و نقاط همچنین مستعد بروز دعوی، تا حد زیادی از رخداد آن جلوگیری كرده و در صورت بروز نیز مسؤول آن را شناسایی نمود.
دعاوی بخش جدایی ناپذیری از قراردادهای مدرن است كه امروزه رخداد آن در پروژههای صنعتی امری معمول تلقی میشود. مفهوم ادعا در قرارداد، مفهوم جدیدی نیست؛ اما نقطه تاریك آن، شیوه مدیران در ارزیابی و سنجش اثربخشی فرآیند ادعا و چگونگی پاسخگویی به آن است. بر پایه چنین نگاهی، مطالعات و تحقیقات گسترد‌ه‌ای بر روی جنبه‌های مختلف مدیریت نوعی واكنش احساسی را به دنبال دارد كه در بیشتر مواقع با مفاهیم اتهام و ادعا دعاوی انجام شده است. به كارگیری كلمه تلافی همراه است. این مفهوم همچنین با نتایجی از قبیل درهم شكستن روابط، تضاد دیدگاه‌ها و نیاز به حكمیت یا تعقیب قضایی همراه است كه مجمو‌ع این موارد به بروز تأخیر در انجام كار و پرداخت هزینه‌های گزاف می‌انجامد.
بازبینی جزئیات مفاهیم حقوقی موجود در بندهای قرارداد
براساس بررسی‌های انجام شده، یك ادعا زمانی رخ می‌دهد كه انجام بخشی از قرارداد با نقض بخش دیگری از آن امكانپذیر باشد. به دیگر كلام، بخشی از قرارداد متحمل ضرری میشود كه این زیان با نقض بخش دیگری از قرارداد قابل جبران خواهد بود. در این دیدگاه، ریشه بسیاری از منازعات را می‌توان در موارد زیر جستجو كرد.
- نقصان و ضعف مستندات قرارداد
- خطای آغازین در محاسبه هزینه واقعی پروژه
- تغییر شرایط انجام كار
- بروز اختلاف میان ذی نفعان پروژه
تخصیص ریسك به قراردادها
رویكرد عمده این تحلیل، شناسایی و بررسی دعاوی بالقوه‌ای است كه در بازخوانی عبارات و بندهای قرارداد به دست می‌آید. این رویكرد در سال ۱۹۹۰ زمینه ساز طراحی فرم‌های جدیدی برای قرارداد و نیز مقدمه‌ای بر مهندسی جدید قراردادها در سال ۱۹۹۳ شد.
در آخرین بررسی‌ای كه در سال ۱۹۹۵ بر روی داوری‌ها انجام گرفت، آشكار شد كه مستندسازی درست فعالیت‌های پروژه، نقش بسزایی در حل منازعات دارد. از سوی دیگر، مؤسسه صنعت ساختمان و نصب كه حامی تحقیقاتی از این دست در ایالات متحده آمریكا است، در سال ۱۹۹۵ گزارش داد كه در پیدایش منازعات، نقش مدیریت ارشد در زمان انعقاد و امضای قرارداد، بسیار مهمتر از سایر مشخصه‌های پروژه است. در سال ۱۹۹۳ نتایج بررسی‌های انجام شده نشان داد كه ضروری است یك مشاور در بستن قرارداد، مدیریت دعاوی را دراولویت كاری خود قرار دهد. مقصود از این توجه و الویت گذاری، لزوماً ارایه مستندات حجیم در پایان پروژه و درخواست هزینه‌های اضافی نیست بلكه به صورت محتاطان‌های پیشگیری از رخداد ادعا است.
قراردادهای تیپ فیدیک
قراردادهای تیپ فیدیک شامل موارد زیر است.
- شرایط پیمان ساخت كه برای ساخت و اجرای كارهایی توصیه میشود كه توسط كارفرما یا نماینده وی، یعنی‌مهندس مشاور طراحی شده باشد.
- شرایط پیمان طرح و ساخت كه برای پروژههای الكتریكی و/یا مكانیكی شامل كارهای طراحی و مهندسی و ساختمانی توصیه میشود.
- شرایط پیمان طراحی، تداركات و اجرا به صورت كلیدگردان كه برای فرآیندهای تولیدی، نیروگاه، كارخانه یا تأسیساتی از این دست و نیز پروژههای عمرانی و زیربنایی مناسب است.
- فرم فشرده پیمان كه برای آن دسته از كارهای مهندسی و ساختمانی توصیه میشود كه از ارزش سرمایه‌ای نسبتاً پایینی برخوردار باشد.
قراردادهای تیپ فیدیك به دلایل متعدد از جمله رعایت اصول مشاركت متعادل در ریسك‌پذیری بین كارفرما و پیمانكار، به طور گسترده مورد توجه قرار گرفته است. این اصول مشاركت در ریسك پذیری برای دو طرف مفید بوده است.
برای كارفرما كه قراردادی را با مبلغ كمتری امضا می‌كند و هزینه‌هایش تنها زمانی افزایش می‌یابد كه ریسك‌های غیر متعارفی بروز نماید. برای پیمانكار كه از برآورد و در نظر گرفتن هزینه اینگونه ریسك‌ها كه چندان آسان هم نیست، احتراز می‌كند. همچنین در این قراردادها به دلیل تفكیك دقیق تعهدات و اختیارات هر یك از طرفین، استحقاق هر یك برای طرح دعوا در هر یك از مراحل كار به خوبی تشریح شده و هم از این روست كه در قراردادهای فیدیك، امكان طرح دعاوی غیرواقعی تا حدزیادی تقلیل یافته است.
مدیریت دعاوی
مدیریت دعاوی، عنوانی است كه مؤسسه مدیریت پروژه از سال ۲۰۰۰ در كنار عناوین مدیریت ایمنی، مدیریت عوامل محیطی و مدیریت مالی، به عنوان یكی از محدوده‌های دانش مدیریت پروژههای ساختمان و نصب به راهنمای ویژه ساختمان و نصب استاندارد PMBOK اضافه كرده است. این عنوان، اگرچه در متن اصلی این استاندارد جای نگرفته، اما توجه این مؤسسه به آن می‌تواند گویای اهمیت و نقش آن در پیكره دانش مدیریت پروژه باشد.
در معنای عام، شامل كلیه رویه‌هایی است كه برای حذف و یا جلوگیری از افزایش دعاوی و همچنین مدیریت آنها در صورت رخداد مورد نیاز است و از این رو می‌توان آن را تا حدودی به مدیریت ریسك و رویه‌های معمول در آن شبیه دانست. این رویه‌ها در چهار بخش كلی شناخت دعاوی، كمی سازی دعاوی، پیشگیری از دعاوی و حلّ دعاوی دسته بندی و برای هر یك از این دسته‌ها ابزار، تكنیك‌ها، ورودی‌ها و خروجی‌های مشخصی شناسایی شده است.
مهم‌ترین اصل در مدیریت دعاوی، اشراف كامل بر متن قرارداد فی مابین و عبارات و بندهای آن است. به دیگر كلام، تنها با بازخوانی دقیق نص قرارداد و مقایسه آن با واقعیت‌های موجود می‌توان به شناخت دقیقی از ادعای مورد نظر رسید و شایستگی وارزش آن را برای طرح و پیگیر‌ی‌های حقوقی برآورد نمود. مستندسازی از دیگر اصول جدایی ناپذیر مدیریت دعاوی است كه در كلیه رویه‌ها و بخش‌های اجرایی آن نقش كلیدی دارد. در فرآیند شناخت دعوی، محدوده و عبارات قرارداد، شرحی از فعالیت اضافی مورد ادعا و همچنین زمان مورد نیاز برای انجام آن ورودیهای فرآیند محسوب می‌شوند كه با ابزار مستندسازی و همچنین قضاوت كارشناسانه در خصوص ماهیت ادعا، متن حقوقی ادعا را به دست می‌دهد.
متن حقوقی ادعا به همراه حجم كاری كه برای فعالیت مورد ادعا انجام شده است، ورودیهای لازم برای كمی سازی دعوی به شمار می‌رود. گاه ممكن است ادعای مورد نظر تأثیر غیر مستقیمی بر سایر جوانب پروژه داشته باشد كه افزایش هزینه، برهم خوردن توالی فعالیت‌ها و ایجاد تأخیر در انجام دیگر فعالیت‌های پروژه نمونه‌ای از آ نها به شمار می‌رود.
بدیهی است كه تمامی این موارد می‌توانند در تخمین كمی و هزینه‌ای فعالیت مورد ادعا به كار بیایند. همچنین انجام مقایسه میان برنامه ریزی و واقعیت ابزار دیگری است كه نه تنها به كمی سازی فعالیت مورد ادعا، بلكه به شناسایی تأثیر آن بر تراز كلی پروژه كمك می‌كند. شناخت موارد مشابه پیشین و انجام مقایسه تطبیقی میان آنها برای دستیابی به نوعی وحدت رویه در دعاوی همسان نیز،می‌تواند در طرح دعوی و چگونگی پیگیری آن راهگشا باشد. خروجی این مرحله، هزینه‌های مستقیم و غیر مستقیم دعوی موردنظر به همراه زمان افزایش یافته برای انجام آن است.
اگرچه تدوین یك قرارداد دقیق كه جوانب آن به درستی تعریف شده و ریسك‌های احتمالی آن در نظر گرفته شده باشد، كار سهل و آسانی نیست، اما نزدیك شدن به آن می‌تواند تا حد امكان زمینه بروز ادعاهای مختلف را كاهش دهد. تعریف دقیق محدوده‌های پروژه، برنامه‌ریزی معقول و واقع گرا، اتخاذ شیوه مناسب در انجام پروژه و همچنین برخورداری از یك برنامه دقیق مدیریت ریسك، می‌تواند برخی از راههای در دسترس برای كاهش و یا حذف ادعاهای احتمالی باشد. در كنار موارد نامبرده، شفافیت و وضوح زبان قرارداد، اعمال ضرب الاجل‌های زمانی مناسب برای پاسخ به درخواست‌های طرفین ، ایجاد شرایط شراكت هرچه بیشتر طرفین در منافع پروژه، پیش سنجی شایستگی‌های پیمانكاران، ایجاد شورای بررسی اختلاف و مواردی از این دست نیز از ابزارهای حذف دعاوی و یا تبدیل آنها به تغییرات قرارداد است.
بدیهی است كه طولانی شدن زمان رسیدگی به یك ادعا و اتخاذ تصمیم مناسب درخصوص آن به منفعت هیچ یك از طرفین نخواهد بود. بنابراین استفاده از رو‌ش های كم هزینه‌تر با سرعت بیشتر، همواره می‌تواند جایگزین مناسبی برای پیگیر‌ی‌های حقوقی و قضایی باشد. گزینه‌هایی از قبیل مذاكره، وساطت و حكمیت به ترتیب اقداماتی است كه پیش از اقامة دعوی می‌تواند راهی به سوی حل مشكل باشد. هر چند در تمامی این موارد، همواره باید برآوردی از هزینه اقدامات نامبرده در دست باشد تا این هزینه‌ها از عایدی حاصل از ادعا فزونی نگیرد.
مدیریت دعاوی در استاندارد PMBOK
مدیریت دعاوی در قراردادهای صنعتی با ابعاد بزرگ، شكل جدیدی به خود گرفته و تا آن جا از ساختار سنتی خود خارج شده است كه امروزه در بسیاری از قراردادها، طرفین معامله پیشاپیش ادعاهای احتمالی قابل طرح در جریان انجام كار را به عنوان یكی از منابع بالقوه مالی خود در نظر گرفته و آن را در محاسبات و برآوردهای خود لحاظ می‌كنند.
پاره ای از این ادعاها، دعاوی معمول و متعارفی است كه در هر قراردادی امكان طرح آن وجود دارد و بدیهی است كه به دلیل همین فراوانی، راهكارهای پیشگیری و پاسخگویی به آن در خود قرارداد پیش بینی شده است. سایر ادعاها، دعاوی‌ای هستند كه بسته به ساختار قرارداد، شرایط انجام كار و اتفاقات رخ داده در جریان پروژه امكان طرح می‌یابند و به همین دلیل پیش بینی تمامی آنها و راهكارهای برخورد با آن در قرارداد مقدور نخواهد بود؛ هر چند حضور یك مدیریت درست دعاوی در پروژه می‌تواند تا حدود زیادی از بروز این مشكلات جلوگیری كرده و در استفاده مناسب و سودمند از آنها مؤثر باشد.
استاندارد PMBOK برای مدیریت دعاوی چهار مرحله را مورد بازشناسایی قرار داده است كه طبق رویه معمول این استاندارد، یك از این مراحل خود از ورود یها، ابزار و تكنیك‌ها، و خروجی‌های منحصر به فردی تشكیل میشود.
شناسایی دعوی
ورودیهای آن محدوده و عبارات قرارداد، شرحی از فعالیت اضافی مورد ادعا و زمان مرتبط به آن و خروجی‌های آن شرح دعوی به همراه مستندات مرتبط است. ابزار و تكنیك‌های مورد استفاده نیز عبارات قرارداد و قضاوت خبرگان خواهد بود.
كمی سازی دعوی
ورودیهای آن شرح دعوی و كارهایی كه به واسطه فعالیت مورد ادعا تحت تأثیر قرار گرفته، و خروجی‌های آن هزینه‌های مستقیم و غیر مستقیم، افزایش زمان به همراه مستندات مرتبط است. ابزار و تكنیك‌های مورد استفاده نیز انداز‌ه‌گیرهای كمی، برآورد هزینه، رویه‌های حقوقی قرارداد و تحلیل برنامه زما‌نبندی خواهد بود.
پیشگیری از دعوی
ورودیهای آن برنامه پروژه، عبارات قرارداد و برنامه مدیریت ریسك و خروجی‌های آن تغییرات و حذف دعوی است. ابزار و تكنیك‌های مورد استفاده نیز عبارت است از شفافیت زبان قرارداد، برنامه زمانی، بررسی امكان سنجی ساخت، رویه درخواست اطلاعات، شراكت، رویه پیش سنجی، هیات حل اختلاف، درك مشترك از تغییرات به همراه مستندات مرتبط.
حل و فصل دعوی
ورودیهای آن شرح دعوی، كمی سازی دعوی و متن قرارداد و خروجی‌های آن حل اختلاف و خاتمه پیمان است. ابزار و تكنیك‌های مورد استفاده نیز عبارت است از مذاكره، راهكار جایگزین برای حل اختلاف، دعوی قضایی و برآورد هزینه حل و فصل دعوی.
حل اختلافات و رسیدگی به دعاوی
روند رسیدگی به دعاوی در استاندارد مدیریت پروژه
راهكارهایی كه استاندارد مدیریت پروژه برای رسیدگی به دعاوی پروژه و حل و فصل آن ارائه می‌دهد، مجموعه‌ای از نرم‌ترین و منعطف‌ترین شیوه‌ها تا سخت گیرانه‌ترین آنها را در بر می‌گیرد. در هنگلام بروز دعوی، توصیه این استاندارد به عنوان اولین والبته بهترین گام مذاكره است. مذاكرات حتی اگر در سطوح پایین به حل اختلاف منتج نشده و حضور بالاترین سطوح مدیریتی طرفین را هم ضروری نماید، باز هم به عنوان بهترین و مقرون به صرفه‌ترین شیوه برای حل و فصل اختلاف شناخته میشود. راههای جایگزین پیشنهادی استاندارد مدیریت پروژه برای گام های بعدی می‌تواند به ترتیب شامل وساطت، حكمیت و محاكم دادرسی كوچك باشد. زمانی كه هیچ یك از تلاش‌‌های نامبرده پیشین نتیجه مطلوب و لازم را به دست ندهد، دعوی قضایی می‌تواند به عنوان آخرین راه مورد بررسی قرارگیرد.
نكته‌ای كه در ترافع دعوی همواره باید مورد توجه طرفین باشد و در هر لحظه از فرآیند رسیدگی به دعوی بررسی شود، برآورد هزینه‌های حل و فصل آن است. این هزینه‌ها كه در بسیاری مواقع ارقام چشمگیری را به خود اختصاص می‌دهد. هرگز نباید از مبلغ دعوی فزونی یابد و یا با آن برابری كند. بدیهی است كه چنین حالتی و رسیدگی به چنین دعوایی مقرون به صرفه نبوده و ازنگاه بیرونی نیز معقول نمی‌نماید. حتی ممكن است در دعوایی، صرف بخشی از هزینه‌های مرتبط با حل و فصل ممكن بوده و صرف بخش دیگری از هزینه‌ها امكان پذیر نباشد. برای مثال می‌توان دعوایی را در نظر گرفت كه مبلغ مورد اختلاف ارزش صرف هزینه‌های مرتبط با مذاكرات را داشته، لیكن صرف هزینه حكمیت برای حل آن معقول نباشد.
از نگاه استاندارد PMBOK خروجی این مرحله در حالت اید‌ه‌آل باید حل دعوی و خاتمه پیمان در صورت معطل بودن فرآیند به حل دعوا باشد.
استاندارد مدیریت پروژه (PMBOK) و شرایط عمومی پیمان در انواع سه گانه قراردادهای فیدیك سازگاری و هماهنگی مناسبی در مواجهه با دعاوی و مدیریت آن دارند. چرا كه هر دوی آنها در پی ساختارمند و قابل پیش‌بینی كردن دعاوی هستند و در این مسیر متن قرارداد را فص لالخطاب می‌دانند. هم از این روست كه استاندارد مدیریت پروژه در بخش مدیریت دعاوی، در بسیاری از مواقع، عبارات و محدوده قرارداد را ورودی لازم و بعضاً كافی می‌داند و از سوی دیگر فیدیك نیز بر شناسایی دعاوی بالقوه و موارد استحقاق هر یك از طرفین در متن قرارداد و مدیریت آنها تأكید دارد.
